Datenschutzerklärung für Geschäftspartner

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogene Daten von internen und externen Mitarbeitern, Aushilfs- und Vertragspersonal, Gesellschaftern, Organen, Geschäftsführern, Key Account Managern oder anderen natürlichen Personen, die im Namen und im Auftrag unserer Vertrags- oder Geschäftspartner handeln, die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Hierzu gehören insbesondere bestehende oder potentielle Zulieferer, Dienstleister, Kunden oder Berater, Presse- und Medienunternehmen sowie bestehende oder potentielle Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen .
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Websites gelten die ergänzende Datenschutzhinweise, die wir Ihnen dort bereitstellen. Dort finden Sie auch Informationen zur Speicherung von bzw. dem Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät (Computer oder mobiles Gerät) mittels Cookies oder ähnlichen Technologien.

1 Verantwortlicher/Kontakt
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
Clinomic Medical GmbH
Jülicher Straße 306
52070 Aachen
Telefon: 0241 – 89438737
Telefax: 0241 – 92788997
E-Mail: info@clinomic.ai
(im Folgenden: „Clinomic Medical“, „wir“ oder „uns“).
Wenn Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz oder dieser Datenschutzhinweise haben oder sich wegen der Geltendmachung Ihrer Rechte an uns wenden möchten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an die zuvor genannten Kontaktdaten.

2 Datenschutzbeauftragter
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutzbeauftragter@clinomic.ai.

3 Gegenstand des Datenschutzes
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; dies umfasst beispielsweise Namen oder auch Kennnummern.

4 Quellen und Arten personenbezogener Daten
Alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, werden in der Regel direkt von Ihnen oder dem Geschäftspartner, für den Sie tätig sind (in der Regel ist dies Ihr Arbeitgeber), zur Verfügung gestellt.
Zudem verarbeiten wir gegebenenfalls personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handels- und Transparenzregister, Presse, Unternehmenswebsites oder beruflichen Netzwerken, wie Xing oder LinkedIn) zulässigerweise gewinnen oder die uns von Partnern (z. B. Be-treibern von Presseportalen) und sonstigen Dritten berechtigterweise übermittelt werden.
Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (wie z.B. Name, Vorname, Adres-se, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuer-Nummer/USt-Id.) und andere Kontaktdaten (wie z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Umsatzdaten, Vertragsdaten, Planmengen, Daten zum Warenbezug, Kundennummer), Daten aus der Erfüllung unse-rer vertraglichen Verpflichtungen, Daten zur persönlichen Situation (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche), unsere Korrespondenz oder im Rahmen des Geschäftsverhältnisses ausgetauschte Dateien sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

5 Rechtgrundlagen, Verarbeitungszwecke und berechtigte Interessen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken bzw. zur Verfolgung der folgenden berechtigten Interessen, jeweils auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
5.1 Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) : In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben. In manchen Fällen holen wir eine Einwilligung zur Datenverarbeitung ein, wenn keine der folgenden Rechtsgrundlagen gegeben ist, insbe-sondere etwa um Ihnen Werbung per E-Mail zuzusenden und zwischen uns noch keine ge-schäftliche Beziehung besteht. Der Umfang der Datenverarbeitung bemisst sich dann nach dem Inhalt der jeweiligen Einwilligung;
5.2 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) : die Verarbei-tung erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem mit Ihnen abgeschlossen Vertrag oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen;
5.3 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO): beispielsweise auf Grundlage unserer Verpflichtungen zur Erfül-lung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder an-dere Behörden und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
5.4 Aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): soweit erforderlich verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Dies er-folgt zur Wahrung folgender berechtigter Interessen:
a. Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen mit Ihnen oder Ihrem Be-schäftigungsunternehmen;
b. Durchführung einer optimalen Kundenbetreuung und -beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Geschäftspartner;
c. Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z.B. das Führen einer Lieferanten- oder eine Kunden-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer-Relationship-Management-Systems“;
d. Minderung von Ausfallrisiken in unseren Beschaffungsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien;
e. Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche;
f. Maßnahmen zur Gewährleistung der Betriebs-, Gebäude- und Anlagensicherheit und zur Geschäftssteuerung;
g. Zu Zwecken der werblichen Kommunikation zu eigenen Produkten und Dienstleistun-gen: Im Zusammenhang mit der werblichen Kommunikation zu eigenen Produk-ten und Dienstleistungen, insbesondere per E-Mail, gegenüber Geschäftspartnern und deren Beschäftigten mit denen wir eine bestehende Geschäftsbeziehung haben, erfolgt eine Datenverarbeitung und werbliche Ansprache – unbeschadet einer Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (vgl. oben Ziff 5.1 ) – nur unter den weiteren Vo-raussetzungen des § 7 Abs. 3 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), mithin wenn Sie uns Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Kauf einer ähnli-chen Ware oder Dienstleistung zur Verfügung stellen und Sie der Verarbeitung nicht nach Maßgabe von Ziff. 9 dieser Datenschutzhinweise widersprechen. Wir werden Sie aber noch einmal gesondert sowie auch bei jeder weiteren Verwen-dung Ihrer E-Mail-Adresse auf dieses Widerspruchsrecht hinweisen. Durch den Widerspruch entstehen für Sie keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

6 Weitergabe von personenbezogenen Daten
Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:
6.1 Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erfor-derlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfol-gungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchset-zung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspart-nern dient.
6.2 Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.
6.3 Sofern es für Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im Falle zentralisierter bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der obenge-nannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden.
6.4 Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Koopera-tionspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Makler, Logistikunter-nehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden In-formationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weite-re Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger sicher.
6.5 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesell-schaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragen-den Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Über-einstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.

7 Drittstaatentransfers
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch in sogenannten Drittländern oder übermitteln diese Daten an Empfänger in Drittländern. Als Drittländer gelten alle Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Bitte beachten Sie, dass es derzeit keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gibt, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Datenschutzniveau vorwei-sen.
Wenn wir personenbezogene Daten in Drittländer übermitteln, gewährleisten wir, dass eine der folgen-den Voraussetzungen erfüllt ist:
• Es besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, nachdem in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht.
• Wir haben die von der EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO geschlossen und (soweit erforderlich) ergänzende Maßnahmen im Einklang mit den Kriterien des Europäischen Gerichtshofs (Urteil zu Schrems II) getroffen.
• Es bestehen andere geeignete Garantien i. S. d. Art. 46 Abs. 1 DSGVO, die dazu geeignet sind ein angemessenes Datenschutzniveau herzustellen.
• Es besteht eine Ausnahmeregelung gemäß Art. 49 DSGVO, z. B. wenn Sie Ihre Einwilligung für die Übermittlung erteilt haben (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Übermittlung für die Erfül-lung eines Vertrags mit Ihnen (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Geltendmachung, Aus-übung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 49 Abs. 1 lit. e DSGVO) erforderlich ist.
Weitere Informationen können Sie unter den unter Ziff. 1 angegebenen Kontaktdaten anfor-dern. Dort können Sie auch Informationen zu den geeigneten Garantien, die wir zum Schutz Ihrer per-sonenbezogenen Daten getroffen haben, einschließlich einer Kopie ggf. abgeschlossener Standard-datenschutzklauseln, anfragen.

8 Verarbeitungsdauer
Wir löschen Ihre Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie im Einklang mit diesen Datenschutz-hinweisen erhoben oder weitergehend verarbeitet haben, nicht mehr erforderlich sind. In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Vertrags- bzw. Geschäftsbeziehung mit Ihnen bzw. mit dem Geschäftspartner, für den Sie tätig sind.
Bei Verarbeitungen, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, erfolgt eine Löschung, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen bzw. bereits zu einem früheren Zeitpunkt, wenn die Daten für den Zweck, für den wir diese erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Daten zum Nachweis Ihrer Ein-willigung speichern wir für einen Zeitraum von drei Jahren.
Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur,
• wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, speichern wir Ihre Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Gesetzliche Vorgaben zur Speicherung können sich ins-besondere aus den Aufbewahrungsfristen des Handelsgesetzbuchs (HGB) oder der Abga-benordnung (AO) ergeben. Die Aufbewahrungsfrist nach diesen Vorschriften beträgt in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem der entsprechende Vor-gang abgeschlossen wurde, z. B. wir Ihre Anfrage abschließend bearbeitet haben,
• wenn wir die Daten für die strafrechtliche Verfolgung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger benötigen. Darin liegt auch unser berechtig-tes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Speicherung erfolgt dann bis zum Abschluss des entsprechenden Vorgangs zuzüglich der gesetzlichen Verjährungsfrist.
Soweit Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, wird die Verarbeitung einge-schränkt. Die Daten stehen einer weiteren Verwendung dann nicht mehr zur Verfügung.

9 Bereitstellung Ihrer Daten
Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich zur Bereitstellung Ihrer Daten verpflichtet. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist aber für Durchführung der Vertrags- bzw. Geschäftsbeziehung mit uns erforderlich. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten ist bereits die Vertragsanbahnung oder der Ver-tragsschluss nicht möglich.
Darüber hinaus ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich, damit wir Ihre Anfragen entgegennehmen und bearbeiten können und die Vertrags- bzw. Geschäftsbeziehung effizient verwalten und pflegen können.
Soweit die Angabe Ihrer Daten erforderlich ist, weisen wir Sie darauf hin. Die Angabe weitergehender Daten ist freiwillig.
Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung dieser Daten zur Folge, dass wir möglicherweise nicht in der Lage sind, die Vertrags- bzw. Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Geschäftspartner anzubahnen oder durchzuführen. In sonstigen Fällen kann die Nichtbereitstellung dazu führen, dass wir bestimmte ergänzende Dienste oder Services nicht oder nicht in dem üblichen Umfang bereitstellen können und Ihre Anfragen nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten können.

10 Ihre Rechte als betroffene Person
In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen die nachfolgend be-schriebenen Rechte zu. Über die bereits vorgenannten Möglichkeiten hinaus, können Sie Ihre Rechte geltend zu machen, indem Sie einen Antrag postalisch oder per E-Mail an die oben in Ziff. 1 angegebene Adresse stellen.
10.1 Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns jederzeit auf Antrag eine Auskunft über die von uns verarbeiteten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten im Umfang des Art. 15 DSGVO sowie § 34 BDSG zu erhal-ten.
10.2 Recht auf Berichtigung
Nach Maßgabe des Art. 16 DSGVO, haben Sie das Recht, von uns die Berichtigung der Sie betref-fenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig sein sollten. Darüber hinaus haben Sie das Recht von uns die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
10.3 Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, unter den in Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG beschriebenen Voraussetzungen von uns die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSG-VO zu verlangen.
10.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, von uns die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitge-stellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten.
10.6 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen. Wir werden die Verar-beitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutz-würdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken des Direktmarketings verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwe-cken, einschließlich Profiling, Widerspruch einzulegen. Nach Ihrem Widerspruch werden wir die Verarbeitung einstellen.
10.7 Widerrufsrecht
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
10.8 Beschwerderecht
Sie haben das Recht sich an eine Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen anwendbares Datenschutzrecht ver-stößt.
10.9 Datenverarbeitung bei Ausübung Ihrer Rechte
Schließlich weisen wir darauf hin, dass wir die bei Ausübung Ihrer Rechte gem. Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO und Art. 15 bis 22 DSGVO von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte verarbeiten und um den Nachweis hierüber erbringen zu können sowie ggf. zur Verteidigung von Rechtspositionen.
Ihre Daten speichern wir in diesem Zusammenhang für drei Jahre ab vollständiger Bearbeitung Ihrer Betroffenenrechte. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit wir diese Daten zur Rechtsverteidi-gung weiterhin benötigen. In diesem Fall erfolgt die Löschung nach Abschluss des Verfahrens zuzüg-lich der gesetzlichen Verjährungsfristen.
Diese Verarbeitungen zum Zweck der Umsetzung und den Nachweis über die rechtskonforme Umset-zung beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO und Art. 15 bis 22 DSGVO sowie § 34 Abs. 2 BDSG. Soweit wir die personenbezogenen Daten zu Zwecken der Rechtsverteidigung verarbeiten, liegt darin auch unser berechtigtes Interesse, Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich dazu verpflichtet Ihre personenbezogenen Daten bereitzu-stellen, jedoch können wir die Erfüllung Ihres Antrags auf Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte ge-mäß Art. 12 Abs. 2 Satz 2 DSGVO verweigern, wenn Sie uns, ggf. nach Aufforderung, die für Ihre eindeutige Identifizierung erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen.

11 Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, die Datenschutzhinweise entsprechend den aktuellen gesetzlichen Vorgaben oder einer Anpassung der Datenverarbeitungen zu ändern.
Die aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist jederzeit auf der Clinomic Homepage unter dem Eintrag ‚Datenschutz und Privatsphäre‘ abrufbar.

Stand: August 2024